消防認(rèn)證企業(yè)編制體系文件應(yīng)注意什么？體系文件在編寫(xiě)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題有以下三個(gè)：

 

    注意事項(xiàng)一、體系文件的先進(jìn)性和經(jīng)濟(jì)性

 

    認(rèn)證規(guī)則提出的要求是對(duì)生產(chǎn)企業(yè)的通用要求。有的基礎(chǔ)薄弱的企業(yè)，在按照認(rèn)證規(guī)則的要求編寫(xiě)體系文件時(shí)，擔(dān)心今后難以施行。為促進(jìn)質(zhì)量管理的科學(xué)性、先進(jìn)性。生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持認(rèn)證規(guī)則的要求，嚴(yán)格對(duì)各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的控制。同時(shí)，考慮到管理成本，體系的實(shí)際運(yùn)作既要符合要求，又要合理、實(shí)用、可操作，盡可能降低運(yùn)行成本。

 

    注意事項(xiàng)二、體系文件的系統(tǒng)性和一致性

 

    體系文件呈金字塔型結(jié)構(gòu)，所有的文件都共存于一個(gè)系統(tǒng)，文件之間相互關(guān)聯(lián)、相互引用。質(zhì)量手冊(cè)是綱領(lǐng)性文件，其他文件都不能有與他不符或矛盾的地方，而只能是它的細(xì)化、展開(kāi)或具體化。在文本的表現(xiàn)形式上，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，按照同一規(guī)則編號(hào)。為了做到體系文件的系統(tǒng)性和一致性，需要主編和所有參與編寫(xiě)人員的充分溝通和協(xié)作。

 

    注意事項(xiàng)三、體系文件的符合性和權(quán)威性

 

    質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的內(nèi)容應(yīng)符合認(rèn)證規(guī)則的要求，不能隨意裁減質(zhì)量要求。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)要有可靠的技術(shù)依據(jù)，符合相關(guān)規(guī)范性文件的要求。體系文件應(yīng)履行起草、審核、批準(zhǔn)手續(xù)、由責(zé)任部門(mén)編號(hào)、印刷、發(fā)布，明確文件解釋人，確立并維護(hù)其在生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”地位，而不僅僅是在文件中包含批準(zhǔn)人的姓名這一形式。

 

    質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，先編哪個(gè)比較好？

 

    質(zhì)量管理體系文件化是質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)，體系文件化不是單純的文字工作，而是伴隨著體系的策劃、建立、記錄著體系從建立、試運(yùn)行到不斷完善的發(fā)展歷程。先編手冊(cè)后編程序文件和先編程序文件后編手冊(cè)各有利弊。如果先寫(xiě)手冊(cè)，對(duì)要素（過(guò)程的原則性描述難以體現(xiàn)生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理的特色。如果先寫(xiě)程序文件，沒(méi)有手冊(cè)作指導(dǎo)，不確定因素多，編寫(xiě)效率受到影響。為此，很多生產(chǎn)企業(yè)采取了“齊頭并進(jìn)”的辦法。成立體系文件編寫(xiě)小組，由質(zhì)量主管負(fù)責(zé)，學(xué)習(xí)認(rèn)證規(guī)則和質(zhì)量管理知識(shí)以及先進(jìn)生產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，深入理解和掌握認(rèn)證規(guī)則。在初步確定組織機(jī)構(gòu)、部門(mén)職能和人員職責(zé)以后，根據(jù)認(rèn)證規(guī)則和實(shí)際工作的需要，討論確定需編寫(xiě)的程序文件目錄，由質(zhì)量主管執(zhí)筆編寫(xiě)質(zhì)量手冊(cè)，由參與過(guò)程和活動(dòng)的人員分頭編寫(xiě)程序文件。

 

    由參與過(guò)程和活動(dòng)的人員來(lái)編寫(xiě)程序文件的好處在于：由于起草人對(duì)該項(xiàng)工作比較熟悉，了解國(guó)家相關(guān)法規(guī)的規(guī)定、生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)行管理程序形成的歷史原因、目前工作狀況和日常工作中相關(guān)部門(mén)的反映，寫(xiě)出來(lái)的程序更容易貼近實(shí)際，同時(shí)也有利于使員工產(chǎn)生參與感和責(zé)任感。

 

    質(zhì)量手冊(cè)和程序文件是否體現(xiàn)編寫(xiě)者個(gè)人的意愿？

 

    質(zhì)量手冊(cè)和程序文件是一種對(duì)生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部具有法規(guī)性質(zhì)的應(yīng)用文件。它是在全面滿(mǎn)足認(rèn)證規(guī)則的基礎(chǔ)上，管理層就生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系達(dá)成的共識(shí)。因此，高層管理者對(duì)質(zhì)量工作的認(rèn)識(shí)和質(zhì)量管理體系的科學(xué)構(gòu)建，是體系文件編寫(xiě)工作的基礎(chǔ)和前提。這就要求質(zhì)量手冊(cè)和程序文件不能攙雜編寫(xiě)者個(gè)人的意愿，滿(mǎn)足認(rèn)證規(guī)則并真實(shí)體現(xiàn)管理層的要求。

 

    雖然，質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的編寫(xiě)不同于專(zhuān)業(yè)技術(shù)論文。它要求起草人員不僅對(duì)認(rèn)證規(guī)則有較為全面、準(zhǔn)確和深刻的理解，對(duì)生產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)狀有正確、真實(shí)的認(rèn)識(shí)，對(duì)生產(chǎn)企業(yè)高層管理者的意圖能充分領(lǐng)會(huì)，而且還要有駕馭文字的能力，掌握文件編寫(xiě)技巧。只有具備了以上要求，起草人員才能編寫(xiě)出一份好的體系文件。

 

    什么情況下需要更改手冊(cè)和程序文件？

 

    盡管保持生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系的基本穩(wěn)定是其持續(xù)、有效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，各質(zhì)量要素以及體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)要素的要求會(huì)發(fā)生變化，質(zhì)量體系文件的更改（換版或修訂）也就不可避免。

 

    質(zhì)量手冊(cè)作為生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理方面綱領(lǐng)性的文件，更改不應(yīng)過(guò)于頻繁。如果不考慮個(gè)別文字的修改和斟誤的話(huà)，文件有必要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修訂的情況并不多，一般情況下，引起質(zhì)量手冊(cè)換版或修訂的原因有：

 

    · 《質(zhì)量手冊(cè)》所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、規(guī)范發(fā)生變化；

 

    · 生產(chǎn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化；

 

    · 由于外部環(huán)境的變化，對(duì)質(zhì)量要素（過(guò)程）的要求隨之發(fā)生了變化。

 

    與質(zhì)量手冊(cè)相比，程序文件更改較為頻繁，除了手冊(cè)更改，程序文件也要做相應(yīng)更改以外，任何為提高工作質(zhì)量或工作效率而對(duì)原有操作程序進(jìn)行更改、更新的，包括新增工作內(nèi)容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導(dǎo)致程序文件的更改。

 

    質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的編制格式有何不同？

 

    GB/T19023-2003 《質(zhì)量管理體系文件指南》4.4.1條指出：“本標(biāo)準(zhǔn)允許各類(lèi)組織在將其質(zhì)量管理體系形成文件時(shí)，在文件的結(jié)構(gòu)、格式、內(nèi)容或表述的方法方面的靈活性?！薄霸?.5.1條指出：”程序文件（硬拷貝或電子媒體）的結(jié)構(gòu)和格式應(yīng)當(dāng)由組織通過(guò)文字內(nèi)容、流程圖、表格以及上述形成的組合，或組織所需要的任何其他適宜的方式做出規(guī)定。“

 

    手冊(cè)對(duì)質(zhì)量要素（過(guò)程）進(jìn)行原則性描述，可包括或引用支持性程序。根據(jù)GB/T19023的要求，程序文件應(yīng)包括標(biāo)題、目的、范圍、職責(zé)和權(quán)限、活動(dòng)的描述、記錄、附錄幾方面的內(nèi)容。

 

    質(zhì)量手冊(cè)一般不對(duì)每個(gè)要素（過(guò)程）的目的、適用范圍和職責(zé)進(jìn)行敘述。一個(gè)要素（過(guò)程）的控制可能涉及多項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作程序都有自己的目的、適用范圍、涉及到的相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)。而程序是圍繞一項(xiàng)工作而展開(kāi)的，需要對(duì)某些問(wèn)題做出具體的解釋或說(shuō)明并提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，因此每個(gè)程序都需要對(duì)目的、范圍、職責(zé)進(jìn)行描述，但對(duì)某一個(gè)質(zhì)量要素（過(guò)程）而言，描述其目的、適用范圍、職責(zé)是不恰當(dāng)?shù)摹?/div>